Olvídate del correo electrónico y de usar aplicaciones como Whatsapp o Telegram con tu equipo de trabajo e incluso con tus clientes. Además de fusionar correo electrónico y mensajería instantánea, Slack te ofrece diversas funciones y herramientas prácticas para trabajar de manera más eficaz. ¿Cómo usar Slack?, pues es muy sencillo, te contamos los detalles de esta revolucionaria plataforma.

Desde su creación en el año 2013, Slack se está convirtiendo en una de las herramientas más usadas para la comunicación y gestión del trabajo dentro de las empresas. Slack optimiza los tiempos de trabajo al integrar todos los canales de comunicación en una única aplicación y promover el trabajo en equipo independientemente del lugar donde te encuentres. Una aplicación que en las últimas semanas ha cobrado una mayor importancia.

El valor añadido de Slack, ¿te imaginas un modo de centralizar todas tus apps de Management, Marketing o Diseño?

Cuando creas un canal puedes añadir directamente a los miembros de tu equipo.

Organiza tus equipos de trabajo en los denominados canales, en los que puedes añadir a quien quieras y cuando quieras. A través de estos canales puedes enviar mensajes instantáneos , compartir archivos o enlaces y vincular otras aplicaciones como Google Drive, Hangouts, nuestra aplicación One Team Report, G Suite, Office 365, Dropbox, Zoom, Outlook, Evernote, Asana, Trello, OneDrive de Microsoft, Salesforce, GitHub o MailChimp, entre otras muchas, en este directorio tienes todas las apps que ya se integran con Slack divididos por categorías como Gestión de Proyectos, Trabajo Remoto, RR.HH., Productividad,…

También puedes enviar mensajes de manera directa e individualizada a una sola persona o a grupos reducidos sin necesidad de crear un canal. Slack te permite además realizar videollamadas individuales o grupales, a varios o a todos los miembros de un canal concreto.

Esta herramienta colaborativa cobra mayor importancia si cabe en la situación actual que vivimos. Slack se integra con la mayoría de los servicios de voz y vídeo que usamos la mayoría (Skype, Zoom, Google+ Hangouts, GoToMetting,…) y puedes usar Slack para centralizar todas tus comunicaciones, está creado para que aumentes tu productividad y trabajes en equipo de manera colaborativa y eficiente.

¿Por qué usar Slack? Trabaja desde cualquier lugar y mantente conectado

Slack te permite centralizar las comunicaciones en un solo canal.

Seguro que a menudo necesitas un documento pero no recuerdas quién o cómo te lo envió (fue a través de Trello, Asana o me lo compartieron en WhatsApp?). Y aún peor, ahora no lo encuentras. El potente buscador de Slack y sus filtros te permitirán encontrarlo al instante.

Segmentar la comunicación.

Crea y configura canales temáticos, por departamentos, para determinados clientes, etc. Como administrador puedes decidir quién puede participar en un canal concreto y qué información puede ser vista por sus miembros.

Aplicaciones externas.

Este es sin duda uno de los pluses de Slack. La posibilidad de instalar y vincular aplicaciones que usas a diario, sin salir de Slack, te permite tener el control en todo momento de las comunicaciones, los documentos que se comparten o las reuniones que se programan. Esta función facilita las anteriores. Por ejemplo, desde Slack podrás acceder directamente a Google Drive y enviar directamente un archivo a todos los miembros del canal, o mediante un simple comando buscar y compartir una nota de Evernote.

Notificaciones avanzadas.

Puedes configurar Slack para recibir notificaciones de todo tipo en un canal o espacio de trabajo concreto. Y no solo eso, las notificaciones avanzadas te permiten activar avisos cada vez que alguien te mencione o cuando alguien escriba una palabra clave de tu interés. Por ejemplo, como jefe, puedes configurar un aviso cada vez que alguien escriba “problema” y estar al tanto de lo que ocurre sin moverte de tu escritorio o desde el salón de tu casa.

¿Cómo usar Slack?

Una vez que te das de alta en Slack, los pasos son muy sencillos. Si quieres ser el administrador de tu propio espacio de trabajo en Slack, sigue los siguientes pasos:

1. Accede a la web de Slack e introduce la dirección de correo electrónico que deseas usar para registrarte como administrador.
2. Elige un nombre para tu espacio de trabajo en Slack, por ejemplo: “Proyecto rediseño Web” o «Marketing».
3. Edita la url de tu espacio de trabajo de Slack.
4. Elige un nombre de usuario propio.
5. Invita a tus colaboradores y/o compañeros a unirse a tu espacio de trabajo de Slack.
6. En la pantalla final se indica que durante 14 días usarás el plan Estándar y que posteriormente trabajarás con la versión gratuita que es más que suficiente para la mayoría de las empresas actuales ya que incluye acceso a los 10.000 mensajes más recientes, hasta 10 integraciones de aplicaciones y llamadas de voz con los compañeros de equipo.
7. Aunque el interface de tu espacio de trabajo se cargará en una ventana del navegador, te recomendamos descargar la app de escritorio y la del móvil, disponible tanto para Android como para iOS.
8. Configura los distintos canales de comunicación en tu espacio de trabajo de Slack y añade a cada canal los miembros del equipo que consideres necesarios. Por ejemplo, dentro del espacio «Marketing» puedes crear los canales «diseño corporativo» y «diseño web» y añadir a los diseñadores gráficos responsables de cada tarea, o puedes crear un canal para cada cliente e integrar en ellos a los miembros del equipo responsables de ese cliente concreto.

¿Qué es un espacio de trabajo?

Un espacio de trabajo es el área privada de tu empresa dentro de Slack. Lo más habitual, y lógico, es que el nombre y URL del mismo sea el nombre de la empresa, por ejemplo: pablovillaverde.slack.com

¿Qué es un canal?

Un canal es, en cierto modo, similar a un hilo de correo electrónico o un grupo de WhatsApp, aunque realmente hay bastantes diferencias y los canales tienes muchas ventajas respecto a ambas plataformas. En los canales de Slack separamos la información en diferentes áreas, por ejemplo, podemos crear un canal para cada departamento de la empresa, canales privados, canales para miembros implicados en un proyecto en concreto para clientes. Es importante crear los canales adecuados para sacar el máximo partido de la aplicación.

A los canales pueden unirse los miembros de tu equipo/espacio de trabajo pero también la aplicación ofrece la posibilidad de crear canales privados. Estos canales no aparecerán en la lista pública de canales y solo tendrán acceso a ellos las personas a las que invites.

Ejemplo de cómo usar Slack con Google Drive

Compartir archivos de Google Drive desde Slack

Estás en el metro o acabas de salir de una reunión de trabajo. Un compañero te pide un documento urgentemente por whatsapp y en lugar de entrar en drive, buscarlo, descargarlo a tu móvil, buscarlo en tu teléfono y luego abrir whatsapp o enviárselo por email. ¡Qué estresante!

Pero puedes usar Slack para solucionar esto en 3 clicks: pincha en google drive, búscalo y envía.

Abajo a la izquierda pincha en el icono del clip y se abrirá la ventana de compartir. Puedes añadir un archivo desde tu ordenador o Google Drive que es una de las integraciones que tenemos instaladas.

Se abrirá una ventanita con un buscador en el que podrás buscar dentro de todo tu Drive de Google. Busca el archivo y envíalo.

Puedes enviar todo tipo de documentos que tengas en tu disco en la nube: fotografías, hojas de cálculo, presentaciones, etc…

Crear un documento en Google Drive desde y compartirlo con un compañero de trabajo

Desde el menú de la izquierda selecciona «Crear un nuevo documento». Comentar que aunque veáis las capturas de pantalla en inglés se puede cambiar el idioma a castellano.

Asígnale un nombre a tu documento, especifica los usuarios a los que quieres enviárselo y selecciona el canal en el que lo publicarás (general, marketing, cliente espefícifo,…)

En este caso el documento se comparte en el canal #general con el usuario @Diego añadiéndole indicaciones sobre el mismo.